با اولویت دادن به آنچه بیشترین اهمیت را دارد، زمانتان را مؤثرتر مدیریت کنید.

این داستانی از یکی از نویسندگان است که پیش‌تر خلبان نیروی هوایی آمریکا بود. او در یک مأموریت آموزشی معمول بود؛ همه‌چیز کاملاً خوب به نظر می‌رسید. او هواپیما را برای گردش ۱۸۰ درجه‌ای به پهلو متمایل کرد؛ سپس هشداری از یکی از سامانه‌های کابین خلبان توجهش را جلب کرد. وقتی برای کار با کلیدها و دکمه‌های مختلف به پایین نگاه کرد، جت دیگری به‌طور غیرمنتظره از مسیر پروازش عبور کرد.

هر دو هواپیما با سرعت ۱۰۰۰ مایل در ساعت آسمان را می‌شکافتند. نزدیک بود با هم برخورد کنند؛ فاصله‌ی عبورشان از کنار یکدیگر کمتر از ۱۰۰ فوت بود. بعدتر، در جلسه‌ی بررسی پس از پرواز، هر دو خلبان دلیل یکسانی برای ندیدن جت دیگر مطرح کردند: فعالیت‌های داخل کابین خودشان آن‌ها را غرق کرده بود. این نمونه‌ای از پدیده‌ای است که به اشباع وظایف معروف است. این وضعیت زمانی رخ می‌دهد که خلبان آن‌قدر درگیر کارهای مختلف است که برای پردازش همه‌ی آنچه محیط پیش رویش می‌گذارد به مشکل برمی‌خورد. این وضعیت می‌تواند به غفلت خطرناکی منجر شود؛ این مشکل هم در فضای پرواز و هم در محیط کار وجود دارد.

پیام اصلی این است: با اولویت دادن به آنچه بیشترین اهمیت را دارد، زمانتان را مؤثرتر مدیریت کنید. احتمالاً خلبان جنگنده نیستید؛ اما به احتمال زیاد شما هم در زندگی روزمره اشباع وظایف را تجربه کرده‌اید. به یاد داشته باشید: اشباع وظایف زمانی رخ می‌دهد که کارهای زیادی در جریان است و زمان بسیار کمی برای رسیدگی به همه‌ی آن‌ها وجود دارد. ۶۸ درصد از مدیرانی که نویسندگان از آن‌ها نظرسنجی کردند گفتند چالش شماره‌ی یکشان تمرکز بر آنچه بیشترین اهمیت را دارد بود. ۸۰ درصد فرایند روشنی برای چگونگی اولویت‌بندی زمانشان نداشتند. پاسخ نویسندگان، ایجاد فرایندی ساده برای مدیریت مؤثرتر زمان بود.

این فرایند تا حدی از شیوه‌ی کار نیروی هوایی الهام گرفته است. خلبانان آموزش می‌بینند که بر حیاتی‌ترین نشانگرها، معروف به ابزارهای اصلی پرواز، تمرکز کنند. این ابزارها ممکن است، برای مثال، سرعت نسبت به هوا یا ارتفاع را نشان دهند. در جت، اگر می‌خواهید زنده بمانید، باید این ابزارها را در اولویت قرار دهید.

در محیط کار، شما هم می‌توانید با یادگیری اولویت‌بندی بر اشباع وظایف غلبه کنید. روش «کاری را انجام دهید که بیشترین اهمیت را دارد» شامل پرورش سه عادت است: نوشتن چشم‌انداز شخصی، تعیین اهداف سالانه برای زندگی حرفه‌ای و شخصی، و برنامه‌ریزی پیشاپیش برای هفته‌ی بعد. اما همان‌طور که نویسنده برای ارزیابی پروازش به جلسه‌ی بررسی پس از پرواز نیاز داشت، شما هم باید پیش از شروع اولویت‌بندی یک قدم عقب بروید؛ همان‌طور که در موجز بعدی خواهید شنید.